Global Privacy Policy 

June 2022

 

This policy applies to the group of companies that are ultimately owned by Robert Walters plc (company no. 03956083) of 11 Slingsby Place, St Martin's Courtyard, London, WC2E 9AB, United Kingdom, trading under the Robert Walters, Resource Solutions and Walters People brands (collectively referred to as the “Robert Walters Group”).

References in this policy to “we”, “us” or “our” are references to the Robert Walters Group. 

What We Do

The Robert Walters Group provides: 

  • recruitment consultancy services placing candidates on a permanent, contract and interim basis across a range of industries and geographies under the Robert Walters and Walters People brands (“Recruitment Services”); 

  • business process outsourcing services assisting companies with their permanent recruitment, temporary recruitment, supply chain and labour supply and screening (commonly known as “RPO”, “MSP” and “Service Procurement Desk Services” which for the purpose of this policy are collectively referred to as “Outsourced Services”);

  • other consultancy, technology and advisory services (“Consultancy Services”). 

We operate through a global network of affiliated entities and utilise vendors where needed, to ensure we provide the best solutions to our clients across the countries where we perform services.   

  • Unless we notify you otherwise, we operate as a data controller when processing your personal data for our Recruitment Services and Consultancy Services. If we share your personal data with our clients as part of our Recruitment Services or Consultancy Services, it is likely that our clients will process your personal data as a data controller. Our clients may request additional personal data from you as part of their hiring processes.  

  • Unless we notify you otherwise, we are the data processor and our clients are the data controllers of your personal data processed by us for our Outsourced Services. Where we act as a data processor, the privacy policy of our client will apply. Unless we notify you otherwise, if a company within the Robert Walters Group engages you on a temporary assignment, the Robert Walters Group company who engages you will be the data controller of your personal data.  

If you are uncertain about who the data controller of your personal data is, please contact us using our contact information set out in section 13 of this policy.

The purpose of this Global Privacy Policy (“policy”) is for us to inform you how we collect, use and disclose your personal data. It is important that you read this policy in conjunction with any notices or statements relating to data, data protection, fair processing and/or privacy that we may issue at the time of collecting your personal data where applicable in the jurisdiction. They are not intended to override the policy unless stated otherwise by us in such policy, notice or statement. 

1. What personal data do we collect?

Personal data is any information relating to an identified or identifiable person.  

We will only collect personal data that we are permitted to collect by law on a jurisdictional basis. We have set out below a non-exhaustive list of the types of personal data that we most commonly collect.

Type of Personal Data Description of Personal Data 
Identity data
Your title, first name, last name, maiden name, date of birth, gender, photograph, national insurance number (or equivalent in your country), nationality and other information relating to residency and citizenship which may be required to establish a right to work in a given country, marital status and number of dependents.

Contact data

 Your delivery address, email address and telephone numbers, emergency contact details and contact details history.
Historical data
Your educational history and credentials, employment history, criminal background history, social media, skills and qualifications, and results from any other background and disclosure checks in countries where it is lawful to carry out such checks.

Employment-related data

 Your current remuneration, pension and benefits, what role you are looking for, what work-related areas interest you, third party references (if taken) and interview and assessment feedback created either ourselves or by our client following an interview or assessment.

Verification data

 A copy of your driving licence, passport, identity card or another form of identification and referee details.

Financial data

 Your bank sort code and account number and tax-related information and credit checks.

Diversity data

 We may collect diversity data for governmental reporting purposes, which may include racial or ethnic origin, religious or other similar beliefs and physical or mental health, including disability-related information.
Technical data

  • Your internet protocol (IP) address, MAC address, your login data, browser type and version, time zone setting and location, browser plug-in types and versions, operating system and platform, mobile phone location data and other technology on the devices you use to access our website and our services.
Profile data
Your usernames applicable to accessing our services, interests in so far as these are applicable to the services we provide to you and other preferences and other insights or determinants that we have gained from our analysis and profiling of you.
Usage data

  • How you use and navigate around our websites and what you browse within them. 

  • We also may have any CCTV footage collected when you have attended our premises.

Marketing data

 Your preferences in receiving marketing from our third parties and us and your communication preferences.

Visa application data

 Your contact and identity information, immigration history (including residency, immigration status and travel history), character disclosures (including offences, disclosures and information relevant to meeting character requirements), health disclosures and information relevant to meeting health criteria.
Video
If video surveillance operates in or near our offices we may capture images of you where permitted by law.  We may also capture video of you if you attend an event organised by us where you have given your express consent for us to do so. 

Sensitive or special category personal data - during the recruitment process or in the course of the services we operate, we may collect personal data that is considered sensitive or special category in certain countries. We may be required by local privacy laws to obtain your explicit consent to handle this type of personal data. You will be provided with a consent form if your express consent is required. Please contact us if you have not been provided with a consent form and you believe we hold your sensitive or special category personal data.

In respect of candidates and users of Robert Walters Group websites, we also handle the following types of data:

  • Aggregated Data, such as statistical or demographic data for any purpose. Aggregated Data may be derived from your personal data but is not considered personal data in law as this data does not directly or indirectly reveal your identity. For example, we may aggregate your usage data to calculate the percentage of users accessing a specific website feature. However, if we combine or connect Aggregated Data with your personal data so that it can directly or indirectly identify you, we treat the combined data as personal data which will be used in accordance with this privacy policy; and

  • Anonymised Data, which is data created from your personal data where your identity has been removed and you cannot be traced to it.

The age at which an individual is regarded as a child differs per country. We do not typically collect personal data relating to individuals under 18.

2. How we collect personal data

We generally collect your personal data directly from you. For example, we collect your personal data when you:

  • deal with us in person, by telephone, letter, fax, email or via our websites;
  • register with us (e.g. at career fairs);
  • submit any other information to us, such as a CV;
  • complete psychometric assessments or other assessments;
  • subscribe to job alert emails;
  • subscribe to our publications;
  • attend an event we have organised;
  • enter a competition, promotion or survey; and/or
  • give us feedback.

We may also use the following third party channels to collect your personal data:

  • pre-employment screening and background checking organisations where permitted in the jurisdiction;
  • our clients and their third party suppliers;
  • governmental and regulatory bodies, such as tax and social security authorities;
  • third party suppliers, including other recruitment and employment agencies, job board providers and job aggregators and our managed service providers who are within our supply chain;
  • other recruitment agencies;
  • analytics providers, such as Google Analytics and various job boards; and
  • communication platforms, such as Adobe Marketo, Cison and PR. 

We may also collect your personal data from publicly available sources where permitted in the jurisdiction, including:

  • your identity and historical data from social media sites, such as LinkedIn, Twitter and Facebook;
  • your identity and contact data from company and commercial registers or electoral registers; and
  • your identity, from qualification and membership lists of professional bodies.

We allow you to sign up or login to a Robert Walters Group account with a LinkedIn, Facebook or Google account (“Social Media Account”) so you can use our online services simply and easily without having to create a specific account with us. If you choose to use this feature, we will process your name and primary email address on your Social Media Account in accordance with this policy.

Cookies are small text data stored on your PC or mobile device and are created by the website's servers. We collect your personal data automatically via cookies when you visit Robert Walters Group websites, in line with the cookies settings in your browser. You can find out more about these cookies, including how we use them and what choices are available to you, by reading our Cookies Policy. You can find out more about the use of cookies on http://www.allaboutcookies.org/

3. How we use personal data

We will only use your personal data when the law permits us to, and the uses set out below will be subject to that requirement.

Candidates

Your personal data will be collected and handled by us in order to:

  • provide careers, recruitment and/or related intermediary services to or for you;
  • match your details against job vacancies which we consider are appropriate for you in order to assess your suitability for them;
  • allow you to submit your CV, apply for specific jobs or to subscribe to our job alerts so that we can notify you when relevant job vacancies arise;
  • apply for jobs on your behalf by sending your personal data to clients;
  • facilitate the recruitment process if a client wishes to progress your application;
  • fulfil our contractual obligations to our clients; 
  • inform you about any relevant industry developments, events, promotions and competitions, and to communicate any other relevant information;
  • answer your enquiries or questions;
  • conduct statistical analysis;
  • monitor diversity;
  • comply with our regulatory commitments;
  • pursue or defend a legal claim;
  • conduct pre-employment screening;
  • prevent or detect a crime, where the law requires us to carry out such monitoring; and
  • provide you with further information which may be of interest to you in regard to the employment market and opportunities.

Business contacts (personnel of our prospective clients, clients, prospective suppliers and suppliers)

Your business information will be collected and processed by us in order to:

  • provide recruitment and/or related intermediary services to the company you represent that is a client or a prospective client of ours;
  • facilitate the recruitment process for the company you represent that is a client or a prospective client of ours;
  • fulfil our contractual obligations with the company you represent that is a client, a prospective client, a supplier or a prospective supplier of ours;
  • inform you about any relevant industry developments, events, promotions and competitions, and to communicate any other relevant information which we consider may be of interest to you in regard to the employment market and/or our services;
  • respond to your enquiries or questions;
  • conduct statistical analyses or surveys as the contact point of prospective clients and clients;
  • comply with our regulatory commitments;
  • pursue or defend a legal claim; and
  • prevent or detect a crime, where the law requires us to carry out such monitoring.

Website users

Your personal data will be collected and handled by us in order to:

  • improve our customer service and make the way we operate more useful to you (which includes tailoring our websites to suit your requirements);
  • let you know about our recruitment services across all areas of our business;
  • send you communications where you have indicated you are happy to receive such information or have purchased products or services from us, which may include the following:
  • E-newsletters and hard copy newsletters;
  • Emails about the services we offer and new product launches;
  • Reminders when your products or services may be due for renewal; and
  • Opportunities to participate in market research.

Depending on the contact preferences you select, we will communicate with you by post, telephone, SMS, email or other electronic means such as via social and digital media. We may use your usage data to help ensure that this messaging is personalised and relevant to you.

Referees:

We will use your personal data purely for the purpose of conducting a reference check on a candidate.

Visa Applicants:

Your personal data will be collected and handled by us for the purpose of preparing and processing your visa application and related immigration services.

4. Who your personal data is shared with

Subject to local regulations in the jurisdiction, we may disclose your personal data to:

  • any company in the Robert Walters Group;
  • prospective employers or engagers;
  • other recruitment companies or intermediaries involved in managing the supply of personnel;
  • data processors of the Robert Walters Group;
  • pre-employment screening and background checking organisations;
  • your referees;
  • your past employers and relevant education institutions;
  • your professional bodies;
  • government and regulatory bodies, such as tax and social security authorities;
  • third party suppliers, including other recruitment and employment agencies, job board providers and job aggregators and our managed service providers who are within our supply chain; and
  • third parties to whom we may choose to sell, transfer, or merge parts of our business or our assets. Alternatively, we may seek to acquire other businesses or merge with them. If a change happens to our business structure, any new owners may use your personal data in the same way as set out in this policy.

We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes and only permit them to process your personal data for specified purposes and in accordance with our instructions, which includes compliance with this policy.

5. Legal grounds

In certain countries our companies that act as a data controller are required to establish legal grounds as set forth by applicable law to process your personal data. Depending on our relationship with you, if required to do so, we will rely on one or more of the following legal grounds:

Legal Ground Permitted Purpose 

 

 

Where you have given us consent to use your personal data for one or more permitted purposes. 

 

 

For example:

  • when you create a website account with us; 

  • when we are required by law to collect your explicit consent to process your personal data; and 

  • where you otherwise provide us with your consent. 

 

 

 

Where we need to process your personal data to comply with a legal or regulatory obligation. 

 

 

For example: 

  • to perform background checks in accordance with our legal obligations;

  • to comply with our legal and regulatory requirements in relation to taxation and financial compliance;

  • for equal opportunities monitoring and reporting purposes;

  • to co-operate with our regulators and other public authorities; 

  • to comply with any other obligation to which we are subject under applicable rules and law.  

Where we need to process your personal data to perform the contract, we are able to enter or have entered into with you.

 

 

For example:

  • to employ/engage you if you are applying for a vacancy with us; and

  • to enter into or perform our agreement with you if you are a supplier or external adviser. 

 

 

Where the processing of your personal data is necessary for the pursuit of our legitimate business interests and your interests and fundamental rights do not override those interests.

 

 

For example: 

  • to offer and provide our recruitment services to you and to assess your skills against our vacancies with our clients;

  • to provide you with marketing material to aid your job search; 

  • to manage complaints and legal claims; 

  • to conduct appropriate background checks if you are to be employed/engaged by us; 

  • sharing your personal data with the companies that form the Robert Walters Group; 

  • sharing your personal data with our third party services providers; and 

  • sharing your personal data with potential employers and other clients (including our MSP clients) of ours who can offer job opportunities within their organisations. 

If you would like to know what legal grounds we rely upon to process your personal data, please contact us using our contact details in section 13 of this policy.

6. Retention

We will only retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting or reporting requirements. We view our relationship with you as being one which is to support your career through numerous roles and assignments. Accordingly, we may retain your data for a period of time which is materially greater than simply one placement if we reasonably believe that we will continue to have an ongoing relationship with you.  

We will appropriately and securely dispose of your personal data when it is no longer required.  To determine the appropriate retention period for personal data, we will consider the following factors:

  • amount and nature of the personal data;
  • its sensitivity;
  • the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of the personal data;
  • the purposes for which we handle your personal data;
  • whether we can achieve those purposes through other means; and
  • applicable legal requirements.

When we act as a data processor to our clients, the data controllers, we will retain your personal data in accordance with the retention periods prescribed by our clients.

7. Your rights 

The country you are located in and the applicable privacy laws determine your rights in respect of your personal data. These may include:

Right Description of Right
Right to be informed about your personal data and details of the handling and processing of that personal data and information, including, as applicable the safeguards used to protect your personal data in the event that we transfer it outside the territory it was collected in;

Right of access 

 to your personal data and to obtain information about how we handle and process it;
Right to have inaccuracies corrected if your personal data is inaccurate, including to have incomplete personal data completed;
Right of erasure of your personal data, which is also known as the “right to be forgotten”. We do not delete personal data from our back-up files that are created for disaster recovery purposes and are not easily accessible; 
Right to restrict handling and processing 
 of your personal data, which includes requesting us to suppress your personal data file;
Right to move, copy or transfer your personal data to another organisation, also known as “data portability”;
Right to object to the handling and processing of your personal data for certain purposes, in particular to personal data processed for direct marketing purposes and to personal data that is handled and processed for certain reasons based on our legitimate interests;
Right to withdraw consent or permission that you have previously provided to us in relation to our handling and processing of your personal data, such as for the purposes of marketing by electronic means;
Rights in relation to automated decision making where such automated decision making has a legal effect on you or otherwise significantly affects you; and 
Right to complain to us in relation to the handling of your personal data; or the regulatory body which enforces data protection law in your locality.

Please contact us using our contact details set out in section 13 of this policy if you wish to exercise any of your legal rights. 

Where permitted by law, you may be charged a fee to access your personal data or to exercise any other right that may apply. We will let you know if a fee applies to your request before we complete it.

We may also request certain information to help us confirm your identity, ensure your right to exercise any of rights in the table above and to prevent your personal data being disclosed to any person who has no right to receive it. 

We will respond to all legitimate requests within any legal timeframes.

8. Technology

We will always use your personal data fairly. We may on occasion use technological filters to sort through the job applications we receive and to match candidates to specific job vacancies. If we have used technological tools to a significant extent when assessing your job application, we will inform you of this. Please let us know when we contact you if you feel there are other factors that we should consider as part of your job application.
 

9. Data security

We hold your personal data in a combination of secure computer storage facilities and paper-based files.

We have in place an appropriate level of security around your personal data, including protection against unauthorised or unlawful processing and against accidental loss, destruction or damage to it.

We have implemented appropriate technical and organisational measures to ensure a level of security appropriate to the risk of harm that might result from unauthorised or unlawful processing, accidental or unlawful loss, destruction or alteration, unauthorised (or disclosure of) access or damage to your personal data including:

  • locks and security systems;
  • encryption
  • usernames and passwords;
  • virus checking;
  • auditing procedures and regular data integrity checks; and
  • recording of file movements.

We limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know. They must only process your personal data on our instructions and subject to the access controls listed above. They are also subject to a duty of confidentiality.

We have agreed on security-related measures with the third parties we share your personal data with to ensure that it is treated by those third parties in a way that is consistent with how we safeguard your personal data.

We have also put in place procedures to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable supervisory authority where we are legally required to do so.

If you suspect any misuse, loss of or unauthorised access to your personal data, please contact us immediately using our contact details in section 13 of this policy.

10. Personal data storage and transfer

  • Personal Data originating from the UK or European Economic Area (“UK or EEA Personal Data”)
    Due to the global nature of our business we may need to transfer UK and EEA Personal Data outside of the UK and EEA. For example, we may transfer personal data to Robert Walters Group companies, service providers and government or public authorities in order to perform our recruitment services and comply with our legal obligations.

    If we do transfer UK and EEA Personal Data outside of the UK and EEA, we will make sure that appropriate safeguards are in place, for example by using approved contractual agreements, unless certain exceptions apply, or we are authorised to do so. If requested, we will provide you with details of the safeguards that we have implemented.

    We, our service providers and/or the third parties to whom we may disclose UK and EEA Personal Data may transfer such data outside of the UK and EEA. 
  • Personal Data originating from outside the UK or EEA (“Non-UK and Non-EEA Personal Data”) 
    We collect personal data relating to individuals in the following countries outside the UK and EEA: Africa, Australia, Brazil, Canada, Chile, China (including Hong Kong and Taiwan), India, Indonesia, Japan, Malaysia, Mexico, Middle East, New Zealand, Philippines, Singapore, South Africa, South Korea, Switzerland, Thailand, United States of America and Vietnam. 

    Due to the global nature of our business we may need to transfer Non-UK and Non-EEA Personal Data outside the original territory in which the data was collected (“Original Territory”). For example, we may transfer personal data to Robert Walters Group companies or potential employers internationally in any of the countries listed above, and to service providers and government or public authorities in order to perform our services and comply with our legal obligations.
    If we do transfer Non-UK and Non-EEA Personal Data outside the Original Territory, we will make sure that such transfers are performed in compliance with applicable law. We, our service providers and/or the third parties to whom we may disclose Non-UK and Non-EEA Personal Data may transfer such data outside of the Original Territoy.    

11. Privacy policies of third parties

This policy explains how the Robert Walters Group handles your personal data. Please also read the privacy policies of the social media platforms and third party websites through which you arrive at a Robert Walters Group website. We encourage you to read the privacy policies provided by these sites before giving them your personal data.

12. Changes to this policy

We reserve the right to change this policy from time to time. Changes will be notified on our website seven days before taking effect. We may make emergency changes to this policy when we believe it is reasonable to do so e.g. to comply with legal or regulatory requirements. 

13. How to contact us

If you have questions or comments about our privacy practices, or if you would like to submit a request exercising your privacy rights, please contact us. You can:

  • Email us at the mailbox for your country below: 

Africa and the Middle East

dataprotection@robertwalters.com

Australia and New Zealand

ANZPrivacyOfficer@robertwalters.com.au

Brazil

DataProtectionBR@RobertWalters.com

European Economic Area (EEA) and UK

dataprotection@robertwalters.com or dataprotection@resourcesolutions.com

Greater China and South East Asia (India, Indonesia, Malaysia, the Philippines, Thailand, Vietnam)

ContactSEAC@robertwalters.com

Japan

privacy@robertwalters.co.jp

Singapore

SingaporeDPOs@robertwalters.com.sg

South Korea

privacy@robertwalters.co.kr

Switzerland

dataprotection@robertwalters.com

USA and Canada

dataprotection@robertwalters.com or dataprotection@resourcesolutions.com

Brazil, Chile and Mexico

dataprotectionLATAM@robertwalters.com
  • Contact our Data Protection Officer (DPO):

    Richard Harris
    DPO@robertwalters.com

  • Contact our EU representative (RESOURCE SOLUTIONS UK ONLY): 

Sandy Scott 
eu.representative@robertwalters.com

14. Country Specific Information 

 

United States of America, California

The data processing activities we carry out on the personal information of California residents (“California data”) does not currently fall within scope of the California Consumer Privacy Act (CCPA). Should this change over time, we will update this policy accordingly. 

Please rest assured that we do and will continue to ensure that we follow best industry practice when processing California data. 
Australia

Process for lodging a complaint if you believe your personal data has been mishandled by us: 

  • We will acknowledge receipt of your complaint and respond to it within 30 days. 

  • We will take steps to confirm the authenticity of the complaint and the contact details provided to us;

  • We will seek additional information about the complaint if necessary;

  • If the complaint can be resolved by procedures for access and correction, or some other solution, we will suggest these to you as possible solutions (where necessary on a confidential and without prejudice basis);

  • If we do not respond to your complaint within 30 days, or we are unable to resolve your complaint, you may take your complaint to an external dispute resolution scheme to which we belong or to the Office of the Australian Information Commissioner.

Kebijakan Privasi Global

Juni 2022

Kebijakan ini berlaku untuk grup perusahaan yang dimiliki oleh Robert Walters plc (nomor perusahaan 03956083) di 11 Slingsby Place, St Martin's Courtyard, London, WC2E 9AB, Inggris, perdagangan dengan merek Robert Walters, Resource Solutions and Walters People (secara bersamaan dirujuk sebagai “Robert Walters Group”).

Rujukan dalam kebijakan ini dengan kata “kami”, atau “kepunyaan kami” adalah rujukan untuk Robert Walters Group. 

Yang Kami Lakukan

Robert Walters Group memberikan:

  • Layanan konsultasi perekrutan, menempatkan kandidat pada jangka waktu permanen, kontrak dan sementara di berbagai industri dan geografi berdasarkan merek Robert Walters and Walters People (“Layanan Perekrutan”); 

  • proses bisnis jasa pengalihdayaan membantu perusahaan dengan perekrutan permanen, perekrutan temporer, rantai pasokan, dan penyediaan dan skrining tenaga kerja (umumnya dikenal dengan “RPO”, “MSP” dan “Layanan Pengadaan” yang untuk tujuan kebijakan ini secara bersamaan dirujuk sebagai “Layanan Dialihdayakan”);

  • konsultasi lainnya, teknologi dan layanan penasihat/advisory (“Layanan Konsultasi”). 

Kami beroperasi melalui jaringan global dari entitas terafiliasi dan menggunakan vendor jika diperlukan, guna memastikan kami memberikan solusi terbaik bagi klien kami di seluruh negara tempat kami memberikan layanan.  

  • Kecuali kami memberi tahu Anda sebaliknya, kami beroperasi sebagai pengontrol data ketika mengolah data pribadi Anda untuk Layanan Perekrutan dan Layanan Konsultasi. Jika kami membagikan data pribadi Anda dengan klien kami sebagai bagian dari Layanan Perekrutan atau Layanan Konsultasi kami, kemungkinan bahwa klien kami akan mengolah data pribadi Anda sebagai pengontrol data. Klien kami dapat meminta data pribadi tambahan dari Anda sebagai bagian dari proses perekrutan mereka.  

  • Kecuali kami memberi tahu Anda sebaliknya, kami adalah pengolah data dan klien kami adalah pengontrol data dari data pribadi Anda yang diolah oleh kami untuk Layanan Dialihdayakan kami. Ketika kami bertindak sebagai pengolah data, kebijakan privasi klien kami akan berlaku. Kecuali kami memberi tahu Anda sebaliknya, jika perusahaan di dalam Robert Walters Groups melibatkan Anda dalam penugasan temporer, perusahaan Robert Walters Group yang melibatkan Anda akan menjadi pengontrol data pribadi Anda.  

Jika Anda tidak yakin mengenai siapa pengontrol data pribadi Anda, harap hubungi kami menggunakan informasi kontak yang ditulis pada bagian 13 dari kebijakan ini.

Tujuan dari Kebijakan Privasi Global ini (“kebijakan”) adalah bagi kami untuk memberi informasi kepada Anda cara kami mengumpulkan, menggunakan dan mengungkapkan data pribadi Anda. Penting bahwa Anda membaca kebijakan ini sehubungan dengan setiap pemberitahuan atau pernyataan terkait data, perlindungan data, pengolahan yang wajar dan/atau privasi yang dapat kami terbitkan pada saat pengumpulan data pribadi Anda ketika berlaku di yurisdiksi. Pemberitahuan atau pernyataan tersebut tidak ditujukan untuk mengesampingkan kebijakan kecuali dinyatakan sebaliknya oleh kami dalam kebijakan, pemberitahuan atau pernyataan tersebut. 

1.    Apa data pribadi yang kami kumpulkan?

Data pribadi adalah setiap informasi terkait orang yang diidentifikasi atau dapat diidentifikasi.  

Kami hanya akan mengumpulkan data pribadi yang diizinkan oleh hukum untuk kami kumpulkan berdasarkan yurisdiksi. Kami telah mengatur daftar yang tidak mencantumkan semu jenis data pribadi yang paling sering kami kumpulkan. 

Jenis Data Pribadi

Deskripsi Data Pribadi

Data identitas

Jabatan, nama depan, nama belakang, nama gadis, tanggal lahir, jenis kelamin, foto, nomor asuransi nasional (atau yang setara di negara Anda), kebangsaan dan informasi lain terkait tempat tinggal dan kewarganegaraan yang mungkin diperlukan untuk memberikan hak kerja di negara tertentu, status pernikahan dan jumlah tanggungan Anda.

Data kontak

Alamat pengiriman, alamat email dan nomor telepon, detail kontak darurat dan riwayat detail kontak Anda.

Data riwayat

Riwayat pendidikan dan kredensial, riwayat pekerjaan, riwayat latar belakang kejahatan, media sosial, keahlian dan kualifikasi Anda, serta latar belakang lain dan pemeriksaan pengungkapan di negara yang sah untuk melakukan pemeriksaan tersebut.

Data terkait pekerjaan

Remunerasi saat ini, pensiun dan tunjangan Anda, apa jabatan yang Anda cari, area terkait pekerjaan yang menarik minat Anda, rujukan pihak ketiga (jika dipekerjakan), wawancara dan umpan balik penilaian yang dibuat oleh kami atau klien kami menyusul wawancara atau penilaian. 

Data verifikasi

Salinan SIM, paspor, KTP Anda atau bentuk lain dari identifikasi dan detail pemberi rujukan.

Data keuangan

Kode bank dan nomor rekening, informasi terkait pajak dan cek kredit Anda.

Data keberagaman

Kami mungkin mengumpulkan data keberagaman untuk tujuan laporan pemerintah, yang dapat mencantumkan ras atau asal etnis, agama atau keyakinan serupa lainnya, serta kesehatan fisik atau mental termasuk informasi terkait disabilitas.

Data teknis
Alamat protokol internet (IP), alamat MAC, data login, jenis peramban dan versinya, pengaturan zona waktu dan lokasi, jenis plug-in peramban dan versinya, sistem pengoperasian dan platform, data lokasi ponsel Anda dan teknologi lainnya pada perangkat yang Anda gunakan untuk mengakses situs web dan layanan kami.

Data profil

Nama pengguna Anda yang berlaku untuk mengakses layanan kami, minat sejauh yang berlaku pada layanan yang kami berikan untuk Anda dan preferensi lainnya serta wawasan atau penentu lainnya yang kami telah peroleh dari analisis kami dan pemrofilan kami tentang Anda.

Data pemakaian
  • Bagaimana Anda menggunakan dan menavigasi situs web kami dan apa yang Anda telusuri di dalamnya.   
  • Kami juga dapat mengumpulkan liputan CCTV ketika Anda mengunjungi lokasi kami.

Data pemasaran

Preferensi Anda dalam menerima pemasaran dari kami dan pihak ketiga kami, dan preferensi komunikasi Anda.

Data permohonan visa

Informasi kontak dan identitas Anda, riwayat imigrasi (termasuk tempat tinggal, status imigrasi dan riwayat perjalanan), pengungkapan karakter (termasuk pelanggaran, pengungkapan dan informasi yang relevan untuk memenuhi persyaratan karakter), pengungkapan kesehatan dan informasi yang relevan guna memenuhi kriteria kesehatan.

Video

Jika pengintaian video beroperasi di atau dekat kantor kami, kami dapat menangkap citra Anda apabila diizinkan oleh hukum.  Kami juga dapat menangkap video Anda jika Anda menghadiri acara yang diselenggarakan oleh kami apabila Anda telah menyatakan persetujuan untuk kami melakukannya.

Data pribadi kategori sensitif atau spesial - selama proses perekrutan atau saat kami mengoperasikan layanan, kami dapat mengumpulkan data pribadi yang dipertimbangkan masuk ke kategori sensitif atau spesial di negara tertentu. Kami mungkin diminta oleh hukum privasi setempat untuk memperoleh persetujuan tegas Anda untuk menangani jenis data pribadi ini. Anda akan diberikan formulir persetujuan jika persetujuan tegas Anda diperlukan. Harap hubungi kami jika Anda belum diberikan formulir persetujuan dan Anda yakin kami menyimpan data pribadi kategori sensitif atau spesial Anda.

Berkenaan dengan kandidat dan pengguna situs web Robert Walters Group, kami juga menangani jenis data berikut:

  • Data Teragregasi, seperti data statistik atau demografis untuk tujuan apa pun. Data Teragregasi dapat berasal dari data pribadi Anda tapi tidak dianggap sebagai data pribadi di mata hukum karena data ini tidak secara langsung atau tidak langsung membuka identitas Anda. Misalnya, kami dapat menjumlahkan data pemakaian Anda untuk menghitung persentase pengguna yang mengakses fitur situs web tertentu. Namun, jika kami gabungkan atau hubungkan Data Teragregasi dengan data pribadi Anda sehingga bisa secara langsung atau tidak langsung mengidentifikasi Anda, kami perlakukan data gabungan tersebut sebagai data pribadi yang akan digunakan sesuai dengan kebijakan privasi ini; dan

  • Data Anonim, merupakan data yang dibuat dari data pribadi Anda ketika identitas Anda telah dihapus dan tidak bisa melacak Anda dari data tersebut.

Usia seorang individu dianggap sebagai anak berbeda tiap negara. Kami lazimnya tidak mengumpulkan data pribadi terkait individu di bawah 18 tahun.

2.    Bagaimana kami mengumpulkan data pribadi

Kami umumnya mengumpulkan data pribadi Anda secara langsung dari Anda. Misalnya, kami mengumpulkan data pribadi Anda ketika Anda:

  • berhubungan dengan kami secara langsung, melalui telepon, surat, faks, email atau situs web kami;

  • mendaftar dengan kami (misalnya bursa kerja);

  • mengirim informasi lain apa pun kepada kami, seperti CV;

  • menyelesaikan penilaian psikometris atau penilaian lainnya;

  • berlangganan ke email pemberitahuan pekerjaan;

  • berlangganan ke publikasi kami;

  • menghadiri acara yang kami selenggarakan;

  • mengikuti kompetisi, promosi atau survei; dan/atau

  • memberi kami umpan balik.

Kami juga dapat menggunakan jalur pihak ketiga berikut untuk mengumpulkan data pribadi Anda:

  • organisasi yang melakukan skrining pra-kerja dan pemeriksaan latar belakang jika diizinkan di yurisdiksi;

  • klien dan pemasok pihak ketiga kami;

  • badan pemerintahan dan pembuat peraturan, seperti otoritas pajak dan jaminan sosial;

  • pemasok pihak ketiga, termasuk agensi perekrutan dan pekerjaan lain, penyedia papan lowongan pekerjaan dan agregator lowongan pekerjaan, dan penyedia layanan terkelola kami yang berada di dalam rantai pasokan kami;

  • agensi perekrutan lainnya;

  •  penyedia analitik, seperti Google Analytics dan beragam papan lowongan pekerjaan; dan

  • platform komunikasi, seperti Adobe Marketo, Cison dan PR.

Kami juga dapat mengumpulkan data pribadi Anda dari sumber yang tersedia secara publik jika diizinkan di yurisdiksi, termasuk:

  • identitas dan data riwayat Anda dari media sosial seperti LinkedIn, Twitter dan Facebook;

  • identitas dan data kontak Anda dari perusahaan dan daftar komersial atau daftar pemilih; dan

  • identitas Anda, dari daftar kualifikasi dan keanggotaan suatu badan profesional.

Kami membolehkan Anda mendaftar atau masuk ke akun Robert Walters Group dengan akun LinkedIn, Facebook atau Google (“Akun Media Sosial”) sehingga Anda bisa menggunakan layanan daring kami dengan nyaman dan mudah tanpa harus membuat akun khusus dengan kami. Jika Anda memilih menggunakan fitur ini, kami akan mengolah nama dan alamat email utama Anda pada Akun Media Sosial Anda sesuai dengan kebijakan ini.

Cookie adalah data teks kecil yang disimpan pada PC atau perangkat seluler Anda, dan diciptakan oleh server situs web. Kami mengumpulkan data pribadi Anda secara otomatis via cookie ketika Anda mengunjungi situs web Robert Walters Group, selaras dengan setelan cookie pada peramban Anda. Anda bisa mengetahui selengkapnya tentang cookie ini, termasuk cara kami menggunakannya dan apa pilihan yang tersedia untuk Anda, dengan membaca Kebijakan Cookie kami. Anda bisa mengetahuinya lebih banyak tentang penggunaan cookie di http://www.allaboutcookies.org/.

3.    Bagaimana kami menggunakan data pribadi

Kami hanya akan menggunakan data pribadi Anda ketika kami diizinkan oleh hukum, dan penggunaannya yang dijelaskan di bawah ini akan tunduk pada persyaratan tersebut.

Kandidat

Data pribadi Anda akan dikumpulkan dan ditangani oleh kami dalam rangka:

  • memberikan karier, perekrutan dan/atau layanan perantara terkait untuk atau bagi Anda;

  • mencocokkan detail Anda terhadap lowongan pekerjaan yang kami pertimbangkan sesuai bagi Anda dalam rangka menilai kecocokan Anda terhadap lowongan tersebut;

  • memperkenankan Anda mengirim CV, melamar untuk pekerjaan tertentu atau berlangganan ke peringatan pekerjaan kami sehingga kami dapat memberi tahu Anda ketika ada lowongan pekerjaan yang relevan;

  • melamar pekerjaan atas nama Anda dengan mengirimkan data pribadi Anda kepada klien;

  • memfasilitasi proses perekrutan jika klien ingin mengembangkan lamaran Anda;

  • memenuhi kewajiban kontraktual kami kepada klien kami; 

  • memberi tahu Anda tentang perkembangan industri terkait, acara, promosi dan kompetisi, dan mengomunikasikan informasi relevan lain apa pun;

  • menjawab permintaan atau pertanyaan Anda;

  • melaksanakan analisis statistik;

  • memantau keberagaman;

  • mematuhi komitmen peraturan kami;

  • melanjutkan atau membela klaim hukum;

  • melaksanakan skrining pra-kerja;

  • mencegah atau mendeteksi kejahatan, dan hukum mewajibkan kami melakukan pemantauan tersebut; dan

  • memberi Anda informasi selanjutnya yang mungkin menarik bagi Anda sehubungan dengan pasar dan peluang kerja.

Kontak bisnis (staf calon klien, klien, calon pemasok, dan pemasok kami)

  • Informasi mengenai data bisnis Anda akan kami kumpulkan dan proses untuk:

  • memberikan jasa rekrutmen dan/atau layanan perantara terkait kepada perusahaan yang Anda wakili yang merupakan klien atau calon klien kami;

  • memfasilitasi proses rekrutmen untuk perusahaan yang Anda wakili yang merupakan klien atau calon klien kami;

  • memenuhi kewajiban kontraktual kami dengan perusahaan yang Anda wakili yaitu klien, calon klien, pemasok, atau calon pemasok kita;

  • memberi tahu Anda tentang perkembangan industri, acara, promosi, dan kompetisi yang relevan, dan untuk mengomunikasikan informasi relevan lainnya yang kami anggap mungkin menarik bagi Anda sehubungan dengan pasar kerja dan/atau layanan kami;

  • menanggapi permintaan atau pertanyaan Anda;

  • melakukan analisis statistik atau survei sebagai titik kontak calon klien dan klien;

  • mematuhi komitmen regulasi kami;

  • menuntut atau membela klaim hukum; dan

  • mencegah atau mendeteksi pelanggaran hukum, di mana hukum mengharuskan kita untuk melakukan pemantauan tersebut.

Pengguna situs web:

Data pribadi Anda akan dikumpulkan dan ditangani oleh kami dalam rangka:

  • meningkatkan layanan pelanggan kami dan membuat cara kami beroperasi lebih berguna bagi Anda (yang termasuk menyesuaikan situs web kami agar cocok dengan persyaratan Anda);

  • memberi tahu Anda tentang layanan perekrutan di semua bidang bisnis kami;

  • mengirimkan komunikasi kepada Anda yang sebelumnya Anda telah menunjukkan bahwa Anda senang menerima informasi tersebut atau telah membeli produk atau layanan dari kami, yang mungkin mencakup hal-hal berikut:

o   Nawala elektronik dan nawala berbentuk dokumen;

o   Email tentang layanan yang kami berikan dan peluncuran produk baru;

o   Pengingat ketika produk atau layanan Anda akan jatuh tempo untuk pembaruan; dan

o   Kesempatan untuk berpartisipasi dalam riset pasar.

Tergantung preferensi kontak yang Anda pilih, kami akan berkomunikasi dengan Anda melalui pos, telepon, SMS, email atau sarana elektronik lainnya seperti media sosial dan digital. Kami dapat menggunakan data pemakaian Anda untuk membantu memastikan bahwa pesan ini disesuaikan untuk pribadi Anda dan relevan bagi Anda.

Pemberi rujukan:

Kami akan menggunakan data pribadi Anda semata-mata untuk tujuan melaksanakan pemeriksaan rujukan pada kandidat.

Pelamar Visa:

Data pribadi Anda akan dikumpulkan dan ditangani oleh kami untuk tujuan mempersiapkan dan memroses permohonan visa Anda dan layanan imigrasi terkait.

4.    Dengan siapa data pribadi Anda dibagikan

Tunduk pada peraturan setempat di yurisdiksi, kami dapat mengungkapkan data pribadi Anda kepada:

  • setiap perusahaan di Robert Walters Group;

  • calon perusahaan atau pemberi kerja;

  • perusahaan perekrutan lain atau perantara yang terlibat dalam mengelola pasokan personel;

  • pengolah data Robert Walters Group;

  • organisasi yang melakukan skrining pra-kerja dan pemeriksaan latar belakang;

  • pemberi rujukan untuk Anda;

  • perusahaan Anda yang lama dan lembaga pendidikan terkait;

  • badan profesional Anda;

  • badan pemerintahan dan pembuat peraturan, seperti otoritas pajak dan jaminan sosial;

  • pemasok pihak ketiga, termasuk agensi perekrutan dan pekerjaan lain, penyedia papan lowongan pekerjaan dan agregator lowongan pekerjaan, dan penyedia layanan terkelola kami yang berada di dalam rantai pasokan kami; dan

  • pihak ketiga yang kami pilih untuk menjual, mentransfer, atau menggabungkan bagian bisnis atau aset kami. Alternatifnya, kami dapat berusaha mengakuisisi bisnis lain atau bergabung dengan mereka. Jika terjadi perubahan terhadap struktur bisnis kami, setiap pemilik baru dapat menggunakan data pribadi Anda dengan cara sama yang kami jelaskan pada kebijakan ini.

Kami tidak memperkenankan penyedia layanan pihak ketiga kami untuk menggunakan data pribadi Anda untuk tujuan mereka sendiri dan hanya mengizinkan mereka untuk mengolah data pribadi Anda untuk tujuan yang telah disebutkan dan sesuai dengan instruksi kami, yang mencantumkan kepatuhan pada kebijakan ini.

5.    Dasar hukum

Di sejumlah negara tertentu, perusahaan kami yang bertindak sebagai pengontrol data diwajibkan membuat dasar hukum sebagaimana diatur oleh hukum yang berlaku untuk mengolah data pribadi Anda. Tergantung hubungan kami dengan Anda, jika diwajibkan untuk melakukannya, kami akan mengandalkan satu dasar hukum berikut atau lebih:

Dasar Hukum

Tujuan yang Diizinkan

Ketika Anda telah memberikan persetujuan kepada kami untuk menggunakan data pribadi Anda pada satu tujuan yang diizinkan atau lebih.

Misalnya:

  • ketika Anda membuat akun situs web dengan kami;

  • ketika kami diminta oleh hukum untuk mengumpulkan persetujuan tegas Anda untuk mengolah data pribadi Anda; dan

  • ketika Anda memberikan persetujuan Anda kepada kami.

Ketika kami perlu mengolah data pribadi Anda guna mematuhi kewajiban hukum atau peraturan.
Misalnya:
  • untuk melakukan pemeriksaan latar belakang sesuai dengan kewajiban hukum kami;

  • untuk mematuhi persyaratan hukum dan peraturan kami terkait perpajakan dan kepatuhan keuangan;

  • untuk memantau kesetaraan kesempatan dan tujuan pelaporan;

  • untuk bekerja sama dengan pembuat peraturan dan otoritas publik kami lainnya;

  • untuk mematuhi kewajiban lain apa pun yang kami tunduk pada peraturan dan perundangan yang berlaku.  

Ketika kami perlu mengolah data pribadi Anda guna melaksanakan kontrak, kami bisa mulai berperan atau telah berperan bersama Anda.

Misalnya:

  • mempekerjakan/melibatkan Anda jika Anda melamar untuk satu lowongan dengan kami; dan

  • bersepakat atau melakukan perjanjian dengan Anda jika Anda seorang pemasok atau penasihat eksternal.

Ketika pengolahan data pribadi Anda diperlukan untuk mengejar kepentingan bisnis kami yang sah dan kepentingan serta hak-hak dasar Anda tidak mengesampingkan kepentingan tersebut.

Misalnya:

  • menawarkan dan memberi layanan perekrutan kami kepada Anda dan untuk menilai keterampilan Anda terhadap lowongan pekerjaan kami dengan klien kami;

  • memberi Anda materi pemasaran untuk membantu Anda mencari pekerjaan;

  • mengelola keluhan dan klaim hukum;

  • melaksanakan pemeriksaan latar belakang yang tepat jika Anda dipekerjakan/dilibatkan oleh kami;

  • membagi data pribadi Anda dengan perusahaan yang membentuk Robert Walters Group;

  • membagi data pribadi Anda dengan penyedia layanan pihak ketiga kami; dan

  • membagi data pribadi Anda dengan calon perusahaan dan klien lain (termasuk klien MSP kami) dari kami yang dapat menawarkan kesempatan pekerjaan di dalam organisasi mereka.

 

Jika Anda ingin mengetahui apa dasar hukum yang kami andalkan dalam mengolah data pribadi Anda, harap hubungi kami menggunakan detail kontak kami pada bagian 13 dari kebijakan ini.

6.    Retensi

Kami hanya akan menyimpan data pribadi Anda selama penting untuk memenuhi tujuan pengumpulan kami, termasuk tujuan memuaskan setiap persyaratan hukum, akuntansi atau pelaporan. Kami melihat hubungan kami dengan Anda sebagai satu hubungan yang mendukung karier Anda melalui sejumlah jabatan dan penugasan. Untuk itu, kami mungkin menyimpan data Anda untuk jangka waktu yang secara materi lebih besar dari sekadar satu penempatan jika kami cukup yakin bahwa kami akan melanjutkan hubungan yang berlangsung ini dengan Anda.

Kami akan membuang data pribadi Anda secara tepat dan aman ketika tidak lagi diperlukan.  Untuk menentukan periode retensi data pribadi yang tepat, kami akan mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

  • jumlah dan sifat data pribadi;

  • sensitivitasnya;

  • potensi risiko merugikan dari penggunaan atau pengungkapan data pribadi yang tidak sah;

  • tujuan mengapa kami menangani data pribadi Anda;

  • apakah kami dapat mencapai tujuan tersebut melalui cara lain; dan

  • persyaratan hukum yang berlaku.

Ketika kami bertindak sebagai pengolah data untuk klien kami, pengontrol data, kami akan menyimpan data pribadi Anda sesuai dengan periode retensi yang ditentukan oleh klien kami.

7.    Hak-Hak Anda

Negara tempat Anda berlokasi dan hukum privasi yang berlaku menentukan hak Anda sehubungan data pribadi Anda. Hal ini dapat termasuk:

Hak

Penjelasan Hak

Hak untuk diberi informasi

tentang data pribadi Anda dan detail penanganan dan pengolahan data pribadi dan informasi tersebut, termasuk, sebagaimana berlaku, perlindungan yang digunakan untuk melindungi data pribadi Anda jika kami mentransfernya ke luar wilayah tempat data tersebut dikumpulkan;

Hak mengakses

 

data pribadi Anda dan memperoleh informasi tentang cara kami menangani dan mengolahnya.

 

Hak memperbaiki ketidakakuratan

jika data pribadi Anda tidak akurat, termasuk melengkapi data pribadi yang tidak lengkap;

Hak menghapus

 

data pribadi Anda, yang juga dikenal dengan “hak untuk dilupakan” Kami tidak menghapus data pribadi dari berkas cadangan kami yang dibuat untuk tujuan pemulihan bencana dan tidak dapat diakses dengan mudah;

 

Hak membatasi penanganan dan pengolahan

data pribadi Anda, yang termasuk meminta kami menyembunyikan berkas data pribadi Anda;

Hak memindahkan, menyalin atau mentransfer

 

data pribadi Anda ke organisasi lain, juga dikenal dengan “portabilitas data”;

Hak untuk keberatan

terhadap penanganan dan pengolahan data pribadi Anda untuk tujuan tertentu, khususnya data pribadi yang diproses untuk tujuan pemasaran langsung dan untuk data pribadi yang ditangani dan diproses untuk alasan tertentu berdasarkan kepentingan sah kami;

Hak menarik persetujuan

 

atau izin yang sebelumnya Anda berikan kepada kami terkait penanganan dan pengolahan data pribadi Anda, seperti untuk tujuan pemasaran oleh sarana elektronik;

 

Hak terkait pembuatan keputusan otomatis

yang pembuatan keputusan otomatis tersebut memiliki efek hukum pada Anda atau sebaliknya memengaruhi Anda secara signifikan; dan

Hak untuk mengeluh

 

kepada kami terkait penanganan data pribadi Anda; atau badan pembuat peraturan yang menegakkan hukum perlindungan data di tempat Anda.

 

Harap hubungi kami menggunakan detail kontak kami yang tertera pada bagian 13 kebijakan ini jika Anda ingin melaksanakan hak hukum Anda yang mana saja.

Bila diizinkan oleh hukum, Anda dapat dikenakan biaya untuk mengakses data pribadi Anda atau untuk melaksanakan hak lain mana pun yang mungkin berlaku. Kami akan memberi tahu Anda jika biaya berlaku untuk permintaan Anda sebelum kami menyelesaikannya.

Kami juga dapat meminta informasi tertentu untuk membantu kami mengonfirmasi identitas Anda, memastikan hak Anda untuk melakukan hak apa pun di dalam tabel di atas dan untuk mencegah data pribadi Anda diungkapkan kepada siapa pun yang tidak memiliki hak untuk menerimanya.

Kami akan menanggapi semua permintaan sah di dalam kerangka waktu hukum.

8.    Teknologi

Kami akan selalu menggunakan data pribadi Anda dengan baik. Kami kadangkala menggunakan filter teknologi untuk memilah lamaran pekerjaan yang kami terima dan untuk mencocokkan kandidat terhadap lowongan pekerjaan tertentu. Jika kami telah menggunakan peralatan teknologi secara signifikan saat menilai lamaran pekerjaan Anda, kami akan memberi tahu Anda tentang hal ini. Harap beri tahu kami ketika kami menghubungi Anda jika menurut Anda ada faktor lain yang harus kami pertimbangkan sebagai bagian dari lamaran pekerjaan Anda.

9.    Keamanan data

Kami memiliki data pribadi Anda sebagai kombinasi dari fasilitas penyimpanan komputer yang aman dan berkas cetak.

Kami telah menjalankan keamanan dengan tingkat yang sesuai seputar data pribadi Anda, termasuk perlindungan terhadap pengolahan yang tidak sah atau melanggar hukum, dan terhadap kehilangan yang tidak disengaja, pemusnahan atau kerusakan terhadap data.

Kami telah mengimplementasikan langkah-langkah teknis dan organisasi yang sesuai untuk memastikan tingkat keamanan yang sesuai terhadap risiko bahaya yang mungkin muncul dari pengolahan yang tidak sah atau melanggar hukum, kehilangan yang tidak sengaja atau melanggar hukum, pemusnahan atau pengubahan, akses (atau pengungkapan) tidak sah atau kerusakan terhadap data pribadi Anda termasuk:

  • sistem penguncian dan keamanan;

  • enkripsi

  • nama pengguna dan kata sandi:

  • pemeriksaan virus;

  • prosedur mengaudit dan pemeriksaan integritas data rutin; dan

  • pencatatan pergerakan berkas.

Kami membatasi akses ke data pribadi Anda kepada pegawai, agen, kontraktor dan pihak ketiga lainnya yang memiliki kebutuhan bisnis untuk mengetahuinya. Mereka hanya bisa mengolah data pribadi Anda menurut instruksi kami dan tunduk pada kontrol akses yang terdaftar di atas. Mereka juga tunduk pada kerahasiaan.

Kami telah menyetujui langkah-langkah terkait keamanan dengan pihak ketiga yang kami bagikan data pribadi Anda guna memastikan bahwa data tersebut diperlakukan oleh pihak ketiga dengan cara konsisten dengan cara kami menjaga data pribadi Anda.

Kami juga telah menjalankan prosedur untuk menangani dugaan pelanggaran data pribadi dan akan memberi tahu Anda dan otoritas pengawasan yang berlaku ketika kami diwajibkan secara hukum untuk melakukannya.

Jika Anda mencurigai ada penyalahgunaan, kehilangan atau akses tidak sah ke data pribadi Anda, harap segera hubungi kami menggunakan detail kontak kami pada bagian 13 kebijakan ini.

10.    Penyimpanan dan transfer data pribadi

  • Data Pribadi berasal dari Britania Raya atau Area Ekonomi Eropa (“Data Pribadi UK atau AEE”)

Mengingat sifat global dari bisnis kami, kami mungkin perlu mentransfer Data Pribadi UK atau AEE ke luar Britania Raya dan AEE. Misalnya, kami dapat mentransfer data pribadi ke perusahaan Robert Walters Group, penyedia layanan dan otoritas pemerintah atau publik dalam rangka menjalankan layanan perekrutan kami dan tunduk pada kewajiban hukum kami.

Jika kami mentransfer Data Pribadi UK dan AEE ke luar Britania Raya dan AEE, kami akan pastikan bahwa pengamanan yang sesuai itu dijalankan, misalnya dengan menggunakan persetujuan kontraktual yang telah disetujui, kecuali pengecualian tertentu berlaku, atau kami berwenang melakukannya. Jika diminta, kami akan memberi Anda detail pengamanan yang telah kami implementasikan.

Kami, penyedia layanan kami dan/atau pihak ketiga tempat kami mengungkapkan Data Pribadi UK dan AEE dapat mentransfer data tersebut keluar Britania Raya dan AEE.

  • Data Pribadi berasal dari luar Britania Raya atau AEE (“Data Pribadi Non-UK dan Non-AEE”)

Kami mengumpulkan data pribadi terkait individu di sejumlah negara berikut di luar Britania Raya dan AEE: Afrika, Australia, Brasil, Kanada, Cile, Tiongkok (termasuk Hong Kong dan Taiwan), India, Indonesia, Jepang, Malaysia, Meksiko, Timur Tengah, Selandia Baru, Filipina, Singapura, Afrika Selatan, Korea Selatan, Swiss, Thailand, Amerika Serikat dan Vietnam.

Mengingat sifat global dari bisnis kami, kami mungkin perlu mentransfer Data Pribadi Non-UK dan Non-AEE ke luar wilayah asal tempat data dikumpulkan (“Wilayah Asal”.) Misalnya, kami dapat mentransfer data pribadi ke perusahaan Robert Walters Group atau calon perusahaan yang secara internasional ada di dalam daftar negara di atas, dan kepada penyedia layanan dan otoritas pemerintah atau publik dalam rangka menjalankan layanan perekrutan kami dan tunduk pada kewajiban hukum kami.

Jika kami mentransfer Data Pribadi Non-UK dan Non-AEE ke luar Wilayah Asal, kami akan pastikan bahwa transfer tersebut dilaksanakan dengan mematuhi hukum yang berlaku. Kami, penyedia layanan kami dan/atau pihak ketiga tempat kami mengungkapkan Data Pribadi Non-UK dan Non-AEE dapat mentransfer data tersebut ke luar Wilayah Asal.

11.    Kebijakan privasi pihak ketiga

Kebijakan ini menjelaskan bagaimana Robert Walters Group menangani data pribadi Anda. Harap membaca juga kebijakan privasi dari platform media sosial dan situs web pihak ketiga yang membawa Anda ke situs web Robert Walters Group. Kami mendorong Anda untuk membaca kebijakan privasi yang diberikan oleh situs-situs ini sebelum memberi mereka data pribadi Anda.

12.    Perubahan terhadap kebijakan ini

Kami berhak mengubah kebijakan ini dari waktu ke waktu. Perubahan akan diberitahukan pada situs web kami tujuh hari sebelum berlaku perubahan. Kami dapat membuat perubahan darurat terhadap kebijakan ini ketika kami yakin hal tersebut layak untuk dilakukan, misalnya untuk mematuhi persyaratan hukum atau peraturan.

13.    Cara menghubungi kami

Jika Anda memiliki pertanyaan atau komentar tentang praktik privasi kami, atau jika Anda ingin mengirimkan permintaan untuk melaksanakan hak privasi Anda, harap hubungi kami. Anda dapat:

  • Mengirimkan kami email pada kotak surat di negara Anda di bawah ini:

Afrika dan Timur Tengah

dataprotection@robertwalters.com

Australia dan Selandia Baru

ANZPrivacyOfficer@robertwalters.com.au

Brasil

DataProtectionBR@RobertWalters.com

Area Ekonomi Eropa (AEE) dan Britania Raya

dataprotection@robertwalters.com or dataprotection@resourcesolutions.com

Tiongkok dan Asia Tenggara (India, Indonesia, Malaysia, Filipina, Thailand, Vietnam)

ContactSEAC@robertwalters.com

Jepang

privacy@robertwalters.co.jp

Singapura

SingaporeDPOs@robertwalters.com.sg

Korea Selatan

privacy@robertwalters.co.kr

Swiss

dataprotection@robertwalters.com

AS dan Kanada

dataprotection@robertwalters.com or dataprotection@resourcesolutions.com

Brasil, Cile dan Meksiko

dataprotectionLATAM@robertwalters.com
  • Kontak Pejabat Perlindungan Data (DPO) kami:

Richard Harris

DPO@robertwalters.com

 

  • Kontak perwakilan UE kami (HANYA RESOURCE SOLUTIONS UK):

Sandy Scott

eu.representative@robertwalters.com

 

14.  Informasi Spesifik Negara

Amerika Serikat, California

Aktivitas pengolahan data yang kami jalankan pada informasi pribadi dari penduduk California (“Data California) saat ini tidak berada dalam cakupan UU Privasi Konsumen California (CCPA). Jika hal ini berubah seiring waktu, kami akan memperbarui kebijakan ini sesuai dengan hal tersebut. 

Jangan khawatir bahwa kami melakukan dan akan terus memastikan bahwa kami mengikuti praktik terbaik industri ketika mengolah data California.

Australia

Proses untuk mengajukan keluhan jika Anda yakin data pribadi Anda telah ditangani dengan salah oleh kami:

  • Kami akan mengakui penerimaan keluhan Anda dan menanggapinya dalam waktu 30 hari.

  • Kami akan mengambil langkah-langkah guna memastikan kebenaran keluhan dan detail kontak yang diberikan kepada kami;

  • Kami akan mencari informasi tambahan tentang keluhan jika perlu;

  • Jika keluhan dapat diselesaikan dengan prosedur untuk akses dan perbaikan, atau solusi lainnya, kami akan menyarankan hal ini kepada Anda sebagai kemungkinan solusi (jika perlu berdasarkan kerahasiaan dan tanpa praduga);

  • Jika kami tidak menanggapi keluhan Anda dalam waktu 30 hari, atau kami tidak dapat menyelesaikan keluhan Anda, Anda dapat membawa keluhan Anda ke skema penyelesaian perselisihan eksternal yang menaungi kami atau ke Kantor Komisioner Informasi Australia.